PowerPoint2007保存为其他格式

来源:网络时间:2011-08-04

  与其他office 2007 应用程序类似, PowerPoint 2007 具有基于XML 的全新文件格式。XML表示可扩展标记语言( eXtensible Markup Language) ,是一种基于文本的编码体系,类似于HTML,使用内嵌的加括号代码和样式表描述格式。基于XML 的数据文件比早期PowerPoint 版本中的数据文件小,且支持全部PowerPoint 2007 新增功能。为了得到最佳成果,应尽可能使用这种格式。

  此格式有多种变体,各有专门用途。例如,有启用宏的版本,使用.pptm 扩展名。有"放映"变体<.ppsx 和.ppsm) ,默认在"幻灯片放映"视图中打开:还有模板变体<. potx 和.potm ) ,作为模板使用。

  提示: PowerPoint 2007 不包含宏录制功能,那么为什么会存在启用宏的文件格式呢?原因在于Visual Basic for Applications ( VBA ).可以通过"开发工具"选项卡访问VBA 编辑器,使您能够在PowerPoint 演示文稿文件中嵌入VBA 代码(前提是它采用启用宏的格式).

  但并非所有人都有PowerPoint 2007 ,而只有PowerPoint 2007 能够打开采用这些新格式的文件(可以为PowerPoint 的早期版本下载一个兼容补丁,使之能够接受新文件,但不能假设所有使用PowerPoint 早期版本的用户都会下载这个补丁)。因此,可能需要将演示文稿保存为其他文件格式,以便与其他人共享文件。

  表3.1 列举了可用格式。在"另存为"对话框中,打开"保存类型"下拉列表,并选择所需格式。如图3.9 所示。

PowerPoint2007保存为其他格式

  图3.9 如有需要,从"保存类型"下拉列表中选择其他格式

  表3.1 PowerPoint 保存类型

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PowerPoint2007保存为其他格式

  提示:如果需要一直将PowerPoint 文件保存为其他格式,可以选择"Office 按钮" -> "PowerPoint 选项",再单击"保存"。然后在"将文件保存为此格式"下拉列表中选择另外一种格式.在这里的选择会成为"另存为"对话框中"保存类型"下拉列在的默认选项.并非所有的格式都在此处可用,可选格式仅有"PowerPoint 演示文稿" (默认选项)、启用宏的PowerPoint 演示文稿、PowerPoint 97-2003 演示文稿.

  表3.1 列举了大量格式选工页,不要眼花缭乱。要做的决策主要有3 项:
PowerPoint 2007 格式还是与PowerPoint 97-2003 向后兼容的格式。除非兼容性至关重要,否则应使用2007 格式,因为这样能够使用全部新增功能(参见表3.2 ,了解向后兼容性会造成哪些损失)。如果使用了向后兼容的格式,那么本书所述部分功能的工作方式会有所不同,甚至完全不可用。
是否启用宏。对于大多数人来说,永远不存在必须创建启用宏的演示文稿的要求。PowerPoint2007 不支持宏录制,因此仅有在VBA 中编写的宏,多数PowerPoint 用户并不熟悉VBA 编程。
普通演示支稿还是PowerPoint 放映。“放映"变体在载入PowerPoint 时会在"幻灯片放映"视图中打开演示文稿,这是它与普通演示文稿之间的惟→差异。可以用普通格式生成演示文稿,然后在发布之前再保存为放映格式。

  表3 .1中的大多数其他选项都是专用的,不适于日常使用。后面几节将介绍部分特殊类型的格式。

  表3.2 PowerPoint 早期版本不支持的PowerPoint 2007 功能

PowerPoint2007保存为其他格式

  1 .为在Web 上使用保存演示支稿
为了在Web 上与没有PowerPoint 的人共享演示文稿,可以将演示文稿保存为一种网页格式。

  有两种网页格式可供选择:网页或单个文件网页。网页创建一个HTML 文档,具有到各幻灯片的链接,幻灯片及其图形分别存储在不同的文件夹中。这种格式适于发布到Web 站点上。单个文件网页创建一个单独的.mht 文档,包含所有HTML 代码和所有幻灯片。这种格式适合(比如说)通过E-mail 发迭。(实际上,格式名中的"M" 正是"mail" 的简写,因为这种格式最初就是为通过E-mail 使用而设计的。〉然而,使用这两种Web 格式时,都会损失部分特殊效果,因此您可能更希望以另外一种方式将演示文稿发布到Web 上。如果保留所有特殊效果的全部效果至关重要,可考虑保存为一种PowerPoint 放映格式,然后在同-Web 页面上提供PowerPoint Viewer 实用工具的免费下载。

  2. 将幻灯片保存为图形
如果将演示文稿保存为一种图形格式(如表3.1 中的"图形/其他"部分所示),文件将不再是演示文稿,而成为一系列彼此独立的图形文件一一每张幻灯片一个文件。如果选择了这些格式中的一种,那么系统会询问您希望仅导出当前幻灯片还是导出所有幻灯片。如果选择了所有幻灯片, PowerPoint 就会在选定文件夹中新建一个文件夹,名称与原演示文稿文件的名称相同,并将所有图形文件都放在这个新文件夹中。

  3. 仅保存幻灯片文本
如果您希望将幻灯片的文本导出到其他某些应用程序中,可考虑采用大纲IRTF 格式,这会创建一份大纲,类似于PowerPoint 的"大纲"窗格中所显示的内容。之后可在word 或其他支持RTF 文本文件的应用程序中打开此文件。但仅有占位符中的文本会被导出,手动插入的文本框中的文本不包含在内。

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