WorkBuddy商务邮件怎么自动编辑 WorkBuddy配置QQ邮箱自动化发送指南

需严格遵循预设模板结构与系统操作逻辑：一、调用内置商务邮件模板;二、启用智能格式校验功能;三、绑定企业邮箱并配置签名档;四、执行一键发送前的内容复核。

如果您希望使用WorkBuddy快速生成符合商务场景的邮件内容，并确保格式规范、语言得体、一键完成发送，则需严格遵循预设模板结构与系统操作逻辑。以下是实现该目标的具体方法：

一、调用内置商务邮件模板

WorkBuddy提供多类预置模板，覆盖会议邀约、项目汇报、客户跟进、请假申请等高频场景，模板已嵌入标准商务信函结构(如称谓、正文分段、结尾敬语)，可直接调用并填充变量信息。

1、在WorkBuddy主界面点击“邮件撰写”按钮，进入模板选择页。

2、从分类标签中选择对应场景，例如“客户跟进”，点击进入模板详情页。

3、系统自动高亮显示可编辑字段，包括收件人姓名、公司名称、具体事项日期、关键数据指标等占位符。

二、启用智能格式校验功能

该功能实时检测邮件中称谓层级、段落缩进、标点统一性、敬语匹配度等格式要素，避免出现口语化表达或排版错乱，确保输出符合企业对外文书标准。

1、在编辑界面右上角开启“格式校验”开关，图标变为蓝色即生效。

2、输入任意文本后，系统即时在右侧边栏列出格式问题项，例如“缺少‘此致 敬礼’换行”或“英文逗号误用为中文顿号”。

3、点击任一提示项，光标自动跳转至对应位置，并给出修正建议文本及一键替换按钮。

三、绑定企业邮箱并配置签名档

通过预先关联企业邮箱账户，WorkBuddy可在生成邮件时自动加载合规签名档(含职位、联系方式、公司logo等)，杜绝手动粘贴导致的信息遗漏或格式偏移。

1、进入“设置 > 邮箱账户”，点击“添加企业邮箱”，输入SMTP服务器地址、端口号及授权码。

2、在“签名管理”中上传公司统一签名图片，或输入纯文本签名，设定默认启用状态及适用模板范围。

3、保存后，每次生成新邮件时，签名将自动追加在正文末尾，且适配不同设备屏幕宽度。

四、执行一键发送前的内容复核

系统在发送前强制触发三层复核机制：语法纠错、敏感词扫描、收件人列表验证，防止错别字、违规表述或误发风险。

1、点击“预览与发送”按钮，弹出复核面板，显示当前邮件完整渲染效果。

2、查看底部状态栏，确认三项指标均为绿色对勾，其中敏感词扫描项会高亮标出“合作方”“竞品”等需人工确认词汇。

3、勾选“确认无误”复选框后，“发送”按钮由灰色变为可点击状态。

WorkBuddy配置QQ邮箱自动化发送指南

WorkBuddy绑定与配置

打开WorkBuddy，切换至Claw模式(智能代理模式)，通过自然语言指令完成邮箱绑定。

配置指令模式

直接配置模式

适用于已掌握所有参数的用户

请帮我配置QQ发件邮箱

SMTP服务smtp.qq.com，端口465

邮箱[email protected]，授权码xxxxxx

引导配置模式

适用于需要逐步填写的用户

发送指令：引导我完成邮箱发送配置

按系统提示逐步输入服务器、端口等信息

配置完成后，可直接下达自动化指令，例如：“每天8点生成资讯简报并发送到我的QQ邮箱”。WorkBuddy将自动完成脚本编写、内容生成及邮件发送。

注意事项

信息安全

SMTP授权码等同于登录密码，请妥善保管，切勿泄露。

链路测试

首次设置自动化任务后，建议手动执行一次，验证邮件发送链路是否通畅。

通知同步

可在WorkBuddy【通知与提醒】中开启企业微信/飞书同步，以便接收任务完成通知。