WPS表格教程 打造简单清晰成绩分析表

来源:天极网时间:2014-05-09

  在每次成绩公布时都需要面对一个难题:为了方便汇总《学生成绩表》,每人成绩占据一行;而每个学生之《成绩通知单》为了美观却设计为多行多列。如何方便而快速地进行格式转换?WPS表格的函数可以轻松地为您解决疑难。

  首先,让我们看看《成绩表》和《成绩通知单》的格式。见图1和图2。

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  图1成绩表

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  图2成绩通知单

  解决思路:

  1.《成绩表》和《通知单》分建立在两个工作表中。

  2.《通知单》可以通过函数调用《成绩表》中每个学生之资料。

  3.建立一个单元格下拉菜单供选择所有学生姓名,当选项改变时,通知单跟随改变。而且在现有资料上增加学生数量后不受影响,从而使通知单设计达到通用之功能。

  明确了思路,现在以实例具体讲解实现方法。

  步骤1.定义名称

  选择《成绩表》A1,点击【插入】【名称】【定义】,然后按图3方式输入信息:当前工作簿的名称处输入“姓名”(不含引号),在引用位置处输入“=OFFSET($A$1,1,0,COUNTA(A:A)-1,)”。公式含义:通过COUNTA(A:A)-1返回A列学生数目,减1是因A列中非空单元格数量包括首行“姓名”二字;然后利用OFFSET函数提取A列所有学生姓名。

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  图3定义名称

  步骤2.设置数据有效性

  进入《通知单》单元格A4,点击【数据】【有效性】【设置】,在有效性条件之允许处选择条件为序列,来源处输入“=姓名”,同时确保右边“提供下拉箭头”前已打勾(见图4),确定后点击单元格I4试试效果(见图5)

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  图4设置数据有效性

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